[북리뷰] 그서류 어디 있지? - 업무효율을 높이는 7가지 정리 법칙

집이든 회사든 내 책상은 체계적인 정리가 필요하다. “주변이 어수선하면 무언가 해 보려고 해도 자신이 구제불능으로 여겨져 패배감”만 들 뿐이다. 그래서 이 책을 계기로 좀더 정리하며 살기로 했다. 왜 그렇게 어지르며 살았던 것인지 되돌아 봤다. 본시 언젠가는 쓰겠지 싶거나 희소가치 있는 정보라고 생각되면, 나와 전혀 관련이 없어도 보관하는 버릇이 있었다. 그런 사람을 가리켜 이 책은 말한다. “명품을 아무리 사도 만족하지 못하고 계속 사들이는 사람”과 같다고. 얼마나 정곡을 찌르는 말인가! 한 대 얻어맞은 듯하다. “오늘날과 같은 정보화 시대에 정말 중요한 능력은 정보를 많이 확보하는 것이 아니라 질적으로 뛰어난 정보를 구하는 능력”임이 틀림없다.책이 사람을 바꾸랴마는, 정말 그럴 수 있을 것만 같은 생각이 들었다. 이를 위하여 책에서 주는 몇 가지 교훈을 나의 원칙으로 삼고자 한다.

1. 필요없는 정보는 과감히 버린다.

2.정보는 정리해서 사용할 수 있는 상태로 만드는 것이 중요하다. 분류할 때에는 신속하게 처리하되, 심한 트리구조의 분류는 피한다.

 

 

 

3.     회신이나 감사편지는 바로 그때 우선 처리한다. 안 그러면 신경이 쓰여 업무의 집중력이 저하된다.

 

4.     메모는 늘 가까이에 둔다. : 책상, 침대, 화장실, 주머니 그리고 A4용지에 붙여 보관

 

5.     정해진 시간을 두고 파일을 찾는다.

 

이렇게 모아진 정보를 어떻게 할 것인가에 대해서도 저자는 조언한다.

1.     새로운 정보는 5W1H 로 기억하라.

2.     AF오스본 체크리스트로 창의력을 발산하라. ①전용, ②응용, ③ 변경, ④확대, ⑤축소, ⑥대용, ⑦대체, ⑧역전, ⑨결합과 같은 방법으로.

3.     아이디어 함을 만들어 ㄱ ~ ㅎ 까지 보관하라.

이를 통해 나는 내 업무 환경에서 “필요한 파일은 20초 이내 찾도록 하는 정리시스템”을 추구할 것이다. 무엇보다 컴퓨터작업을 많이 하는 내게는 종이 정보보다, 컴퓨터 속 정보가 더 많다. 따라서 이 책에서 힌트를 주는 방법들을 활용하여, 컴퓨터 속에 어질러진 정보들을 취합하여 사용 중(내PC), 참고(외장1), 보관(외장2)으로 분류하여, 보관하고자 한다. 어쩌면 저자가 짧은 지면을 할애한 “컴퓨터 속 정보 정리법”이 내게는 더 많은 관심을 끌어서였을까? 읽는 내내 컴퓨터에는 어떻게 적용해야 할 지 골몰했던 것 같다.